Hallo,
wie geht man es an, als Einsteller privat einen Kurs zu organisieren? An was muss man dabei alles denken? Der Trainer kommt von auswärts, die Teilnehmer kommen entweder alle aus demselben Stall oder (eher) aus verschiedenen Ställen, in dem Reitstall des Einstellers finden normalerweise keine durch den Betreiber organisierten Kurse statt, der Werbeeffekt für den Stall ist für den Betreiber uninteressant. D.h. man könnte den Trainer auch nicht einfach so privat beim Stallbetreiber einquartieren. Ansonsten wäre die Infrastruktur da und man dürfte sie sicher auch nutzen.
Privat verordnet einquartieren, spannende Idee
Hier mal die Fragen, die mir dazu so einfallen:
Schreibe ich den Kurs komplett zu den Konditionen des Trainers aus oder schlage ich auf die Kostenfür die einzelnen Teilnehmer noch was für den Stallbetreiber, wo der Kurs dann stattfindet (Platzbenutzung, Pferdeunterkunft, Hängerstellplätze...), für mich für die Kursorganisation etc. drauf? Wenn ja, wie viel?
Du fragst den Stallbetreiber ob und was er an Geld für die Nutzung bzw Fremdnutzung der Anlage möchte, was Gastboxen kosten, wie es mit Einstreu/Futter ist, ob Paddocknutzung möglich ist usw.
du guckst was Du an zeitlichem Aufwand hast und ob Du das nur dafür tun möchtest dass der Kurs stattfindet. Ansonsten rechnest Du Dir ein wenig auf.
Dann ist noch die Frage wie Du das nach aussen kommunizierst: Bietest Du ein Komplettpaket an mit allen Kosten incl. oder splittest Du es auf, also
- Kursgebühr
- Unterkunft und Verpflegung Pferd, Anlagennutzung usw
- Unterkunft und Verpflegung Mensch
macht es transparenter und enthebt Dich des Verdachts der persönlichen Bereicherung
Kümmert sich der Trainer selbst um seine Unterkunft und die Organisation drumherum? Und wenn nein, an was muss ich alles denken?
Du lädts den Trainer ein, also bist Du für die Unterkunft verantwortlich. Wir fragen immer, wie der Trainer untergebracht werden möchte: Hotel, Pension, privat.. und organisieren entsprechend.
Der Trainer sollte nur ankommen müssen und ein fertiges Quartier vorfinden. Kosten dafür werden dem Kurspreis zugerechnet und müssen auf die Teilnehmer umgelegt werden.
Auch nach Anfahrtskosten fragen, die können den Kurspreis noch mal ganz schön in die Höhe treiben.
Geht man mittags zusammen essen und jeder zahlt selbst oder organisiert man ein Mittagessen im Stall und schlägt das vorher auf die Kurskosten drauf?
Kommt auf die Gegebenheiten an und den Sparwillen der Teilnehmer. Gemeinsam im Stall essen heisst, jemand muss vorher kochen, es muss Sitzgelegenheiten geben. In der Regel kommt kochen billiger als Essen holen/Essen gehen. Mittags essen gehen ist oft schwierig wegen dem Zeitaufwand.
Kümmere ich mich am Abend darum, dass der Trainer sich nicht langweilt, lade ihn zum Essen ein etc., oder ist das eher unüblich?
Bei einem WE-Kurs ist es doch eh nett, wenn man den Abend gemeinsam verbringt. Hier wäre Essen gehen nett, oder vielleicht hat man abends eine Theorieeinheit? Mancher Trainer ist froh wenn er nach einem intensiven Kurs seine Ruhe hat, das sollte vorher besprochen werden.
Wie ist das mit der Haftung, muss ich mich als Organisator da irgendwie absichern, oder passiert das zwischen Teilnehmern und Trainer und zwischen Teilnehmern und Stallbesitzern?
Du als Veranstalter haftest voll für alles was passiert. Der Trainer haftet zwar mit seiner Haftpflicht wenn während dem Unterricht was passiert, aber alles drumrum ist Sache des Veranstalters.
Wenn durch bauliche Gegebenheiten was passiert musst Du dich mit dem SB drum streiten.
Kurse können auch über Sportbund versichert werden (rechtzeitig anmelden) oder zb VFD, wenn Du Mitglied bist.
Wie lange ist der Vorlauf?
Kommt drauf an, Anmeldung mit Vorkasse mindestens zwei Monate vorher bei fremden Teilnehmern, bei bekannten und verlässlichen u.U. auch einen Monat vorher. Anmeldung durch Anzahlung verbindlich machen.
Mindestens zwei Wochen, besser vier Wochen vor Kurstermin vollen TN-Beitrag überweisen lassen.
Ab welcher Teilnehmerzahl sage ich den Kurs ab, oder bestimmt das der Trainer?
das bestimmt der trainer - in der Regel möchte der Trainer ja einen Komplettpreis für ein WE und das wird dann auf die TN umgelegt... da muss man schauen wie hoch die Schmerzgrenze ist, wenn weniger TN sind wird es für den einzelnen teurer. Auf keinen Fall sollte "weniger TN = weniger Geld für Trainer " heissen - das mindert die Motivation des Trainers erheblich
Und was passiert dann mit den schon angefallenen Kosten, z.B. für die Übernachtung für den Trainer (Pension schon gebucht...) etc.?
Vorher abklären wie verbindlich solche Sachen sein müssen. Zimmer können in der Regel gut eine Woche vorher abgesagt werden ohne anfallende Kosten.
Übernehme ich die Kommunikation mit den Teilnehmern (Anmeldung, ggf. Kurs absagen etc.) oder macht das der Trainer?
Trainer bekommt den Ort und die Zeit wo er wo zu sein hat. Alles andere ist Sache des Veranstalters, also Deine. Es sei denn der Trainer macht ausdrücklich klar dass er das tun möchte (eher selten)
Hab ich noch was vergessen?
guter Zeitplan für den Kurs wichtig (rechtzeitig erstellen und im Stall aushängen so dass die Miteinsteller sich drauf einstellen können), SB fragen wegen Hallen/Platzsperrung, genügend Parkplätze vorhanden? Wir empfehlen Ankunft am Vortag, ist für alle entspannender.
Gute Anfahrtsbeschreibung wichtig. Adressen für Übernachtung in der Umgebung heraussuchen, klären ob Übernachtung am Stall möglich ist (Zelt/Bus/Pferdehänger...)
Toilette am Stall?
so, das wars was mir gerade einfällt.