Autor Thema: Privat Kurs organisieren - was beachten?  (Gelesen 3793 mal)

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Offline CalvadosTopic starter

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Privat Kurs organisieren - was beachten?
« am: 24.07.09, 09:58 »
Hallo,

wie geht man es an, als Einsteller privat einen Kurs zu organisieren? An was muss man dabei alles denken? Der Trainer kommt von auswärts, die Teilnehmer kommen entweder alle aus demselben Stall oder (eher) aus verschiedenen Ställen, in dem Reitstall des Einstellers finden normalerweise keine durch den Betreiber organisierten Kurse statt, der Werbeeffekt für den Stall ist für den Betreiber uninteressant. D.h. man könnte den Trainer auch nicht einfach so privat beim Stallbetreiber einquartieren. Ansonsten wäre die Infrastruktur da und man dürfte sie sicher auch nutzen.

Hier mal die Fragen, die mir dazu so einfallen:

Schreibe ich den Kurs komplett zu den Konditionen des Trainers aus oder schlage ich auf die Kostenfür die einzelnen Teilnehmer noch was für den Stallbetreiber, wo der Kurs dann stattfindet (Platzbenutzung, Pferdeunterkunft, Hängerstellplätze...), für mich für die Kursorganisation etc. drauf? Wenn ja, wie viel?
 
Kümmert sich der Trainer selbst um seine Unterkunft und die Organisation drumherum? Und wenn nein, an was muss ich alles denken?

Geht man mittags zusammen essen und jeder zahlt selbst oder organisiert man ein Mittagessen im Stall und schlägt das vorher auf die Kurskosten drauf? Kümmere ich mich am Abend darum, dass der Trainer sich nicht langweilt, lade ihn zum Essen ein etc., oder ist das eher unüblich?

Wie ist das mit der Haftung, muss ich mich als Organisator da irgendwie absichern, oder passiert das zwischen Teilnehmern und Trainer und zwischen Teilnehmern und Stallbesitzern?

Wie lange ist der Vorlauf?

Ab welcher Teilnehmerzahl sage ich den Kurs ab, oder bestimmt das der Trainer? Und was passiert dann mit den schon angefallenen Kosten, z.B. für die Übernachtung für den Trainer (Pension schon gebucht...) etc.?

Übernehme ich die Kommunikation mit den Teilnehmern (Anmeldung, ggf. Kurs absagen etc.) oder macht das der Trainer?

Hab ich noch was vergessen?

Danke, bin gespannt auf Eure Erfahrungen und Tipps!

Muriel

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Re: Privat Kurs organisieren - was beachten?
« Antwort #1 am: 24.07.09, 10:20 »
Hallo,

wie geht man es an, als Einsteller privat einen Kurs zu organisieren? An was muss man dabei alles denken? Der Trainer kommt von auswärts, die Teilnehmer kommen entweder alle aus demselben Stall oder (eher) aus verschiedenen Ställen, in dem Reitstall des Einstellers finden normalerweise keine durch den Betreiber organisierten Kurse statt, der Werbeeffekt für den Stall ist für den Betreiber uninteressant. D.h. man könnte den Trainer auch nicht einfach so privat beim Stallbetreiber einquartieren. Ansonsten wäre die Infrastruktur da und man dürfte sie sicher auch nutzen.
Privat verordnet einquartieren, spannende Idee  8)

Hier mal die Fragen, die mir dazu so einfallen:

Zitat
Schreibe ich den Kurs komplett zu den Konditionen des Trainers aus oder schlage ich auf die Kostenfür die einzelnen Teilnehmer noch was für den Stallbetreiber, wo der Kurs dann stattfindet (Platzbenutzung, Pferdeunterkunft, Hängerstellplätze...), für mich für die Kursorganisation etc. drauf? Wenn ja, wie viel?
Du fragst den Stallbetreiber ob und was er an Geld für die Nutzung bzw Fremdnutzung der Anlage möchte, was Gastboxen kosten, wie es mit Einstreu/Futter ist, ob Paddocknutzung möglich ist usw.
du guckst was Du an zeitlichem Aufwand hast und ob Du das nur dafür tun möchtest dass der Kurs stattfindet. Ansonsten rechnest Du Dir ein wenig auf.
Dann ist noch die Frage wie Du das nach aussen kommunizierst: Bietest Du ein Komplettpaket an mit allen Kosten incl. oder splittest Du es auf, also
- Kursgebühr
- Unterkunft und Verpflegung Pferd, Anlagennutzung usw
- Unterkunft und Verpflegung Mensch
macht es transparenter und enthebt Dich des Verdachts der persönlichen Bereicherung  ;)
 
Zitat
Kümmert sich der Trainer selbst um seine Unterkunft und die Organisation drumherum? Und wenn nein, an was muss ich alles denken?
Du lädts den Trainer ein, also bist Du für die Unterkunft verantwortlich. Wir fragen immer, wie der Trainer untergebracht werden möchte: Hotel, Pension, privat.. und organisieren entsprechend.
Der Trainer sollte nur ankommen müssen und ein fertiges Quartier vorfinden. Kosten dafür werden dem Kurspreis zugerechnet und müssen auf die Teilnehmer umgelegt werden.
Auch nach Anfahrtskosten fragen, die können den Kurspreis noch mal ganz schön in die Höhe treiben.

Zitat
Geht man mittags zusammen essen und jeder zahlt selbst oder organisiert man ein Mittagessen im Stall und schlägt das vorher auf die Kurskosten drauf?
Kommt auf die Gegebenheiten an und den Sparwillen der Teilnehmer. Gemeinsam im Stall essen heisst, jemand muss vorher kochen, es muss Sitzgelegenheiten geben. In der Regel kommt kochen billiger als Essen holen/Essen gehen. Mittags essen gehen ist oft schwierig wegen dem Zeitaufwand.

Zitat
Kümmere ich mich am Abend darum, dass der Trainer sich nicht langweilt, lade ihn zum Essen ein etc., oder ist das eher unüblich?
Bei einem WE-Kurs ist es doch eh nett, wenn man den Abend gemeinsam verbringt. Hier wäre Essen gehen nett, oder vielleicht hat man abends eine Theorieeinheit? Mancher Trainer ist froh wenn er nach einem intensiven Kurs seine Ruhe hat, das sollte vorher besprochen werden.

Zitat
Wie ist das mit der Haftung, muss ich mich als Organisator da irgendwie absichern, oder passiert das zwischen Teilnehmern und Trainer und zwischen Teilnehmern und Stallbesitzern?
Du als Veranstalter haftest voll für alles was passiert. Der Trainer haftet zwar mit seiner Haftpflicht wenn während dem Unterricht was passiert, aber alles drumrum ist Sache des Veranstalters.
Wenn durch bauliche Gegebenheiten was passiert musst Du dich mit dem SB drum streiten.
Kurse können auch über Sportbund versichert werden (rechtzeitig anmelden) oder zb VFD, wenn Du Mitglied bist.

Zitat
Wie lange ist der Vorlauf?
Kommt drauf an, Anmeldung mit Vorkasse mindestens zwei Monate vorher bei fremden Teilnehmern, bei bekannten und verlässlichen u.U. auch einen Monat vorher. Anmeldung durch Anzahlung verbindlich machen.
Mindestens zwei Wochen, besser vier Wochen vor Kurstermin vollen TN-Beitrag überweisen lassen.


Zitat
Ab welcher Teilnehmerzahl sage ich den Kurs ab, oder bestimmt das der Trainer?
das bestimmt der trainer - in der Regel möchte der Trainer ja einen Komplettpreis für ein WE und das wird dann auf die TN umgelegt... da muss man schauen wie hoch die Schmerzgrenze ist, wenn weniger TN sind wird es für den einzelnen teurer. Auf keinen Fall sollte "weniger TN = weniger Geld für Trainer " heissen - das mindert die Motivation des Trainers erheblich  ;)

Zitat
Und was passiert dann mit den schon angefallenen Kosten, z.B. für die Übernachtung für den Trainer (Pension schon gebucht...) etc.?
Vorher abklären wie verbindlich solche Sachen sein müssen. Zimmer können in der Regel gut eine Woche vorher abgesagt werden ohne anfallende Kosten.

Zitat
Übernehme ich die Kommunikation mit den Teilnehmern (Anmeldung, ggf. Kurs absagen etc.) oder macht das der Trainer?
Trainer bekommt den Ort und die Zeit wo er wo zu sein hat. Alles andere ist Sache des Veranstalters, also Deine. Es sei denn der Trainer macht ausdrücklich klar dass er das tun möchte (eher selten)


Zitat
Hab ich noch was vergessen?
guter Zeitplan für den Kurs wichtig (rechtzeitig erstellen und im Stall aushängen so dass die Miteinsteller sich drauf einstellen können), SB fragen wegen Hallen/Platzsperrung, genügend Parkplätze vorhanden? Wir empfehlen Ankunft am Vortag, ist für alle entspannender.
Gute Anfahrtsbeschreibung wichtig. Adressen für Übernachtung in der Umgebung heraussuchen, klären ob Übernachtung am Stall möglich ist (Zelt/Bus/Pferdehänger...)
Toilette am Stall?

so, das wars was mir gerade einfällt.

Offline Barbara

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Re: Privat Kurs organisieren - was beachten?
« Antwort #2 am: 24.07.09, 12:45 »
Noch so ein paar Dinge:

- dürfen Zuschauer kommen? zahlen die etwas?

- ist während des Unterrichts die Halle/der Platz gesperrt für andere Einsteller? (Manche Trainer möchten das, manch Stallbetreiber nicht...)

- Getränke für Trainer und Teilnehmer (und Zuschauer) wie Wasser, Saft, Kaffee, Tee

- stellt der Trainer Mindestanforderungen an Pferd oder Reiter (Lektionen, Alter, Rasse des Pferdes, Ausrüstung...)

- Fotos/Videos möglich (durch Teilnehmer, Veranstalter, ...)

- Zeitplan vorher verteilen und im Stall aushängen, dito Änderungen (Telefonliste aller TN bereithalten)

- ggf. Unterbringung Hengste klären (und bei Reihenfolge der Stunden beachten)

- will Stallbetreiber Gesundheitszeugnis/Impfpass/... sehen?

- bei den Kosten eher etwas Luft lassen, damit auch noch der Blumenstrauß oder die Kiste Bier für etwaige Helfer/SB/Einsteller die die Halle freihalten, ... mit drin ist und gegen Ende des Kurses Abrechnung machen und zurückzahlen

Und vor allem: SPASS HABEN nicht vergessen ;-) !

PS: Google mal nach ein paar Trainern, auf manchen HPs gibt es Checklisten mit Organisationswünschen



Wer einmal im Sattel sitzt, kann nicht nicht reiten.

Offline woody

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Re: Privat Kurs organisieren - was beachten?
« Antwort #3 am: 21.10.09, 15:45 »
Jepp, vorallem vorher absichern das die Anmeldung verbindlich ist und am besten eine Anzahlung im vorab verlangen ~50%
ich hatte die Kosten ungefähr von bis angegeben je nach Anzahl der Teilnehmer das Trainer einen Pauschalpreis bekommt.
Und dann pro Teilnehmer 10€ aufgeschlagen inkl. Getränke um notfalls paar Euros überzuhaben wenn die Unterkunftsmöglichkeit für den Trainer
doch scheitern sollte und man ihn irgendwo einquartieren muss.
Da alles Leute vom Hof sind entfallen auch einige Dinge die man sonst beachten müsste.
Aber die Resonanz bzgl. der Vorkasse wurde positiv empfunden dann ist es bei dem Kurs Anfang März nicht soviel Geld aufeinmal....

LG Andreas

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