Autor Thema: Das digitale Büro  (Gelesen 4481 mal)

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Offline Erika

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #30 am: 23.02.20, 09:43 »
braucht man wirklich einen speziellen Dokumentenscanner oder reicht da eine gescheite Software wenn man schon einen guten Scanner hat? Wir sind nur ein kleiner Betrieb...

Das würde mit einem normalen Flachbettscanner sehr wahrscheinlich auch funktionieren, dauert aber länger.

Ein guter Dokumentenscanner kann Duplex scannen, er scannt mit einem Durchlauf die Vorder-und Rückseite gleichzeitig. Je nach Modell kann er mit bis zu 40 oder 50 Seiten bestückt werden und zieht sie nacheinander ein, ohne dass man noch einmal einen Handschlag tun muss. Selten hat man natürlich Rechnungen mit so vielen Seiten.

Aber manchmal besteht ein Dokument eben aus mehreren Seiten. Da ist der Dokumentenscanner wesentlich flotter fertig, als der Flachbettscanner, bei dem man eine Seite nach der anderen erst einmal einlegen muss.

Wir haben im Büro einen Fujitsu Dokumentenscanner, er läuft seit ca. 5 bis 6 Jahren ohne Probleme und benötigt vom Platz her die Hälfte eines Laptops.

Online Luxia

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #31 am: 23.02.20, 14:49 »
Wie werden die gescannten Dokumente denn im PC gespeichert. Jeder Beleg einzeln, alphabetisch sortiert oder der ganze Packen zusammen?
Liebe Grüsse

Offline Heidi.S

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #32 am: 23.02.20, 15:16 »
Die gescannten Dokumente werden in PDF Datei umgewandelt und in einem speziellen Eingansorder (oder Ausgangsordner für erstellte Rechnungen) gespeichert. Wenn man das Buchführungsprogramm dann öffnet, werden die Dokumente automatisch ins Programm übertragen.
Im Belegordner kann man dann überprüfen ob das Programm die Daten vom Dokument richtig gelesen hat und evtl korrigieren was nicht passt.
Liebe Grüße Heidi

Offline martina

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #33 am: 23.07.20, 17:04 »
Mein Scanner speichert nicht gleich im Eingangsordner des Buchungsprogramms, sondern erst einmal in einem anderen Ordner. Und leider jede Seite einzeln, fortlaufend nummeriert. Also bearbeite ich die Belege in diesem Ordner nach, evtl. mehrer PDF zusammenfügen, wenn es mehrere Seiten sind und meiner Datenstruktur passend bezeichnet. Dann kopiere ich einige Belege in meine eigenen Ordner und den ganzen Pack sortiert in die entsprechenden Eingangsordner.
So habe ich die Versicherungsunterlagen in den entsprechenden Ordnern oder auch Wartungsrechnungen für Maschinen. Die finde ich im eigenen Rechner schneller wieder, als mich erst ins Buchführungsprogramm einzuloggen.

Eigentlich soll mein Scanner auch Duplex können, aber ich habe noch nicht herausgefunden, wie ich ihm das beibringen kann.
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Offline Lulu

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #34 am: 03.10.20, 09:38 »
Ich beschäftige mich schon so lange mit dem papierlosen Büro und habe es doch noch nie umgesetzt.

Kann mir jemand ein aktuelles und nicht zu teures Programm empfehlen? Es geht mir nicht um ein Buchhaltungsprogramm, sondern eigentlich nur um ein fixes Ablagesystem nach Schlagworten.

Gruß
Lulu


Offline martina

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #35 am: 03.10.20, 11:22 »
Lulu, für den Anfang könntest Du Dir doch den Windows Explorer sortiert einrichten und einen digitalen Aktenplan erstellen?


Ich hab zB. den Überordner "LKW", der hat dann Unterordner und da kommt alles sortiert rein, was irgenwie mit dem LKW zu tun hat. Die wichtigsten Ordner, die ich brauche, sind dann nummeriert, dann stehen sie immer oben.

- GMP
   - Einführung in den Standart
   - Arbeitsanweisungen
   - Verfahrensanweisungen
   - Formulare und Checklisten
   - Interne Kontrolle

- Genehmigungen und Förderungen
   - EU-Lizenz
   - Berufskraftfahrerqualifikation
   - DeMinimis

- Versicherungen
    - Transporthaftpflicht
    - KFZ- Haftpflicht
    - Verkehrsrechtschutz

- Abrechnungen nach Jahren
                           

Für den landw. Betrieb hab ich z.B. einen Ordner "Maschinen" da hat dann jede Maschine einen eigenen Unterordner und da kommt alles rein, was mit dieser Maschine zu tun hat. Kaufverträge, Reparaturen, spezielle Versicherungen (da reicht oft eine Verknüpfung aus dem eigentlichen Versicherungsordner...)


Jede Datei bekommt bei mir einen eigenen Namen mit Schlagwort und ganz wichtig, vorne als erstes steht immer das Erstellungsdatum.

Der Schlepper mit dem Kennzeichen GAN-XY_123 hat im September 2018 eine Reparatur der Klimaanlage gehabt. Die Reparaturrechnung sieht dann so aus: 2018-09-30_Firmenname_Rechnungsnummer_Reparatur_Klimaanlage
Abgelegt wird diese Rechnung nicht nur in der Buchführung, sondern im Ordner Maschinen - GAN-YX-123

Jetzt geht die Klimaanlage im Sommer 2020 wieder kaputt. Warte, die haben wir doch erst gemacht, wann war das noch?

Da brauch ich nur im Ordner der Maschine gucken, oder aber ich nehme die Suchfunktion des Rechners und suche nach dem Schlagwort.







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Offline Lulu

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #36 am: 04.10.20, 09:42 »
Hallo Martina,

stimmt eigentlich vom Prinzip her ist es ja das Gleiche und scannen kann ich ja eh mit dem normalen Drucker.....mmhhh...findet man die Sachen dann auch wieder, wenn man nur ein Schlagwort angibt. Ich probiere das probehalber mal aus, müßte mir ja erstmal reichen.

Das A und O ist eh, das man es konsequent macht und sich eine schlüssige Bezeichnung oder wie du ein System sucht und das penibel umsetzt.

Wenn ich die Papierberge in meinem Büro sehe, dann möchte ich mich sofort dranmachen. Das einzige was mich stören könnte, ist der langsame Scanner, aber sowas wäre ja gleich ersetzt. Ich denke, ich muss erstmal anfangen und mir mal ein System mit für mich schlüssigen Ordnerbezeichnungenn wählen.

Danke für die Anregungen.

Liebe Grüße

Lulu

Offline gammi

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #37 am: 04.10.20, 10:41 »
Gute Datensicherung dann aber nicht vergessen. Sonst ist schnell alles weg.

Enjoy the little things

Offline Lulu

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #38 am: 05.10.20, 17:05 »
Die mache ich bereits täglich, da hatte ich mal einen Totalausfall nachdem Sohnemann schön seinen Eistee über mein Laptop gegossen hat.
Seitdem Desaster bin ich geheilt.

Offline Hamster

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #39 am: 06.10.20, 21:18 »
Die mache ich bereits täglich, da hatte ich mal einen Totalausfall nachdem Sohnemann schön seinen Eistee über mein Laptop gegossen hat.
Seitdem Desaster bin ich geheilt.

Hallo Lulu,
Wie fuehrst du die Datensicherung durch?
Jedesmal händisch?
Oder automatisiert?
Und wenn ja mit welchem Programm?

Liebe gruesse
Hamster
Liebe Grüße
sagt der Hamster

Offline Lulu

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #40 am: 07.10.20, 06:59 »
Ich habe zwei externe kleine Festplatten und mit denen sichere ich täglich im Wechsel und habe die immer dort lagern, wo mein Laptop nicht steht, d.h. Laptop lasse ich auf dem einen Standort und Festplatte kommt mit nach Hause.

Aber was für ein Programm ich habe....keine Ahnung. Mein Techniker hat es mir für die ganz "Blöden" eingerichtet. Auf dem Programm steht bloß Sicherung und ich muss bloss draufklicken und schon gehts los. Ich frage aber gerne mal, wenn ich den demnächst sehe.