Autor Thema: Das digitale Büro  (Gelesen 2610 mal)

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Offline Erika

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #30 am: 23.02.20, 09:43 »
braucht man wirklich einen speziellen Dokumentenscanner oder reicht da eine gescheite Software wenn man schon einen guten Scanner hat? Wir sind nur ein kleiner Betrieb...

Das würde mit einem normalen Flachbettscanner sehr wahrscheinlich auch funktionieren, dauert aber länger.

Ein guter Dokumentenscanner kann Duplex scannen, er scannt mit einem Durchlauf die Vorder-und Rückseite gleichzeitig. Je nach Modell kann er mit bis zu 40 oder 50 Seiten bestückt werden und zieht sie nacheinander ein, ohne dass man noch einmal einen Handschlag tun muss. Selten hat man natürlich Rechnungen mit so vielen Seiten.

Aber manchmal besteht ein Dokument eben aus mehreren Seiten. Da ist der Dokumentenscanner wesentlich flotter fertig, als der Flachbettscanner, bei dem man eine Seite nach der anderen erst einmal einlegen muss.

Wir haben im Büro einen Fujitsu Dokumentenscanner, er läuft seit ca. 5 bis 6 Jahren ohne Probleme und benötigt vom Platz her die Hälfte eines Laptops.

Offline Luxia

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #31 am: 23.02.20, 14:49 »
Wie werden die gescannten Dokumente denn im PC gespeichert. Jeder Beleg einzeln, alphabetisch sortiert oder der ganze Packen zusammen?
Liebe Grüsse

Offline Heidi.S

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #32 am: 23.02.20, 15:16 »
Die gescannten Dokumente werden in PDF Datei umgewandelt und in einem speziellen Eingansorder (oder Ausgangsordner für erstellte Rechnungen) gespeichert. Wenn man das Buchführungsprogramm dann öffnet, werden die Dokumente automatisch ins Programm übertragen.
Im Belegordner kann man dann überprüfen ob das Programm die Daten vom Dokument richtig gelesen hat und evtl korrigieren was nicht passt.
Liebe Grüße Heidi

Offline martina

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #33 am: 23.07.20, 17:04 »
Mein Scanner speichert nicht gleich im Eingangsordner des Buchungsprogramms, sondern erst einmal in einem anderen Ordner. Und leider jede Seite einzeln, fortlaufend nummeriert. Also bearbeite ich die Belege in diesem Ordner nach, evtl. mehrer PDF zusammenfügen, wenn es mehrere Seiten sind und meiner Datenstruktur passend bezeichnet. Dann kopiere ich einige Belege in meine eigenen Ordner und den ganzen Pack sortiert in die entsprechenden Eingangsordner.
So habe ich die Versicherungsunterlagen in den entsprechenden Ordnern oder auch Wartungsrechnungen für Maschinen. Die finde ich im eigenen Rechner schneller wieder, als mich erst ins Buchführungsprogramm einzuloggen.

Eigentlich soll mein Scanner auch Duplex können, aber ich habe noch nicht herausgefunden, wie ich ihm das beibringen kann.
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