Autor Thema: Büromanagement  (Gelesen 75614 mal)

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Offline suederhof1Topic starter

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Büromanagement
« am: 01.01.03, 14:46 »
 Hallo zusammen

Heute am ersten Tag im Jahr will ich mit den ersten guten Vorsätzen anfangen. ;)
Dazu gehört auch, das ich diesen ganzen Bürokram besser fertig werde. ???
Bei mir herrscht inmmer das große Chaos, Betrieb, Gäste,Privates, Ehrenämter nie ist das irgendwie ordentlich. :\'( :o
Es gibt bei uns über die LWSK  Kurse in Büromanagment und -ordnung ,

Kennt jemand sowas ähnliches?

Wie schafft ihr es, dem Papierberg Herr zu werden. ???

Ich muß dazu sagen, das wir kein Büro besitzen, das geht alles bei uns durch Wohnzimmer und Küche.

Gebt mir mal  bitte ein paar Tips. ::) :-*

LG Barbara

Titel berichtigt ;-)
« Letzte Änderung: 28.11.06, 13:18 von Lena »

Offline reserl

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Re:Büromanagment
« Antwort #1 am: 26.02.03, 00:54 »
*schubs*

Das Thema interessiert mich auch.
Mehr Organisation im Büro wäre dringend vonnöten. :-[
lieben Gruß
Reserl



Manchmal ist es ein großes Glück,
nicht zu bekommen, was man haben will.

Offline martina

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Re:Büromanagment
« Antwort #2 am: 26.02.03, 07:55 »
ich staune auch immer, wie die leute es schaffen, einen stets aufgeräumten schreibtisch zu haben.  :o
ich selber schaffe es ab und an auch ::), aber wehe mein mann saß eine stunde dran, dann stapelt sich alles und ich brauche 2 stunden, um allein das chaos abzuarbeiten. :(

mir fehlt etwas der platz, besonders am computer, da hätte ich gerne einen größeren tisch, um auch mal einen offenen aktenordner hinlegen zu können. so liegt der immer auf einem stuhl neben dem pc --> das ergibt eine sehr ergonomische arbeitshaltung. :(

am meisten denke ich, nerven mich die faxe, die tagsüber kommen, auf meinen mann warten und dann von dem aufgerollt in den ablagekorb gestopft werden, so daß dann nix anderes mehr reinpaßt, bis ich dazu komme, die ablage wieder zu sortieren und abzulegen >:(
da hilft wohl bloß der umstieg auf ein normalpapierfax, ber eigentlich tuts unser faxgerät ja noch sehr gut und wie soll ich dann den umstieg begründen??? außerdem ist dieses gerät so schön klein und platzsparend.

und sonst? habe ich theoretisch für die gängigen aktenordner genügend regalplatz, wenn nicht immer neue ordner dazu kämen :(

irgendwann werde ich mein bürosofa wohl doch rausschmeissen und mein schreibtischsammelsurium in vernünftige büromöbel umwandeln. hat unser büro nur einen nachteil, schlauchartiger raum mit je 2 türen und fenstern, steckdosen an den falschen stellen, telefondosen erst recht und ist durchgangsraum der länge nach. liegt aber praktischerweise direkt neben der küche.

das gelbe vom ei hab ich noch nicht gefunden :(

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moneypenny

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Re:Büromanagment
« Antwort #3 am: 26.02.03, 09:28 »
Das A und O ist die Ablage. Gewöhnt euch an, SOFORT alles abzulegen, was erledigt ist. Und bitte hebt nichts unnötig auf.

Noch ein Tipp, vielleicht kann ihn ja eine gebrauchen:
Verseht eure Ordner mit bunten kleinen Schildchen. Immer, wenn ihr etwas braucht aus einem Ordner oder etwas abheftet, nehmt ihr das Schildchen weg.
Setzt euch ein Zeitlimit.
Wenn ihr z. B. ein Jahr lang einen Ordner nicht in der Hand hattet (weil das Schildchen noch dran ist), dann wisst ihr, dass er eigentlich überflüssig ist. Ihr könnt ihn ausrangieren oder die Unterlagen mit in andere Ordner packen oder aber ihr sucht euch einen Platz für ein "Archiv".

Ansonsten, würde ich mir angewöhnen, mit Ablagekörbchen zu arbeiten. Diese beschriften und in den "äußeren Greifbereich" stellen. Dann ist der Schreibtisch meist frei.

Wenn ihr noch Tipps zur Büroorganisation wollt, dann geb ich euch die gerne. Ist ja mein Fach!

Offline martina-s

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Re:Büromanagment
« Antwort #4 am: 26.02.03, 10:04 »
Hallo,
hätte ja eine Digitalkamera und könnte fotografieren, wie es gerade hier aussieht. Ich lass das aber doch, sonst wird es doch noch peinlich!
Ach Martina, ich fand mich so getröstet. Hab zwar Schränke und kein Sofa, aber die sind voll. Und vor dem Entmisten, da graut mir.
Die Tipps von moneypenny, die gefallen mir. Mal sehen, vielleicht schaffe ich es, die umzusetzen.
Liebe Grüße
Martina

Offline martina

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Re:Büromanagment
« Antwort #5 am: 26.02.03, 13:53 »
naja, ich habe ca 25 -30 leitz-ordner, die ich eigentlich immer brauche, oder zumdindest mehrmals im jahr schnell zur hand haben muß, die stehen im büro. dazu noch ca 20 schnellhefter für die laufenden sachen!

dazu kommen dann noch die archiv-ordner und die buchführung (2 dicke ordner pro wirtschaftsjahr), die stehen schon im oberen flur im mäusesicheren *grins* metallschrank.

diese aktenflut ist einfach wahnsinn. und die buchführungsunterlagen zb muß man ja auch 15 jahre aufheben! und ganz auf den dachboden kann man die bei uns nicht verbannen, weil das finanzamt immer mal wieder alte belege sehen möchte. wir haben den betrieb jetzt zb schon 8 jahre und hatten schon 2 mal steuerprüfungen!!!

dazu prüfungen vom afa für flächen- und tierprämien! diese speziellen archive müssen also immer griffbereit sein :(

ablagekörbe zum vorsortieren habe ich auch schon eingeführt, es klappt auch ganz gut, trotzdem sind meine 2 schreibtische einfach zu klein 8)
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moneypenny

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Re:Büromanagment
« Antwort #6 am: 26.02.03, 14:30 »
Martina, wenn deine zwei Schreibtische immer noch zu klein sind, dann machst du irgendwas verkehrt!
Das wage ich jetzt einfach mal zu behaupten.
Klar, die ganze Ablage muss sein, Buchführung, trallala, griffbereit, das ist klar und das hast du bestimmt auch gut im Griff.
Wenn aber trotzdem deine Schreibtische noch vollgepackt sind, dann brauchst du ein "Zwischendepot" oder du hast zu viele unerledigte Dinge.

Da gäbe es dann aber noch andere Möglichkeiten zum Sortieren oder Ordnung schaffen.

Offline Erika

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Re:Büromanagment
« Antwort #7 am: 26.02.03, 15:29 »
Martina, woher hast Du das mit der Aufbewahrungsfrist von 15 Jahren??? Vor kurzem habe ich noch mit dem Steuerberater gesprochen - alles was älter ist als 10 Jahre kann vernichtet werden.
Wir haben auf dem Dachboden einen großen Schrank, in dem wir diese alten Ordner aufbewahren. Griffbereit habe ich nur das laufende Jahr. Alles andere wäre mir zu unübersichtlich. Wir haben auch schon zwei Steuerprüfungen hinter uns, dafür muss ich die Unterlagen dann vom Dachboden holen.
Eine sehr gute platzsparende Ablagemöglichkeit wäre das System mit den Hängeheftern - oder Mappen. Dafür habe ich einen Rollcontainer (da passen 20 Mappen und mehr rein, je nach Größe)
Richtige Ordner besitzen wir nur wenige, die brauchen einfach zu viel Platz.
1-2 mal im Jahr ist bei mir richtiges Ausmisten angesagt.
In den Hängeheftern und in den wenigen Ordnern. Ich staune manchmal selber, was da an Altpapier zusammenkommt. Je kleiner das Büro gehalten wird, desto übersichtlicher ist es.
Diese stapelbaren Ablagekörbchen wären auch eine gute Möglichkeit. Doch ich sehe es immer wieder in unserem Versicherungsbüro, wie die Herren Körbchen um Körbchen anlegen weil ihnen immer noch das System fehlt   ;D


Offline martina

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Re:Büromanagment
« Antwort #8 am: 26.02.03, 20:00 »
@ erika: unser steuerberater hat 15 jahre gesagt ???

@ moneypenny: schreibtisch 1 (70x1140 cm) hat rechts hinten ablagekorb feuerwehr, den ich selten anrühre, bin schließlich nicht deren sekretärin, aber brandmeister-ehefrau 8)
davor vorne rechts liegt mein ordner mit der lfd. buchführung.
hinten innen steht der eingangs- und ablagekorb, in dem alles gesammelt wird, bis ich es bearbeite, seit man mann kapiert hat, daß die post dahinein gehört, wenn er sie gelesen hat, finde ich wenigstens die rechnungen auch wieder.
hinten in der mitte liegen telefon und adreßbuch und notizblöcke in din a5.
hinten links innen liegt ein stapel dina4mappen, die ich immer brauche mit lohnabrechnung, lkw (gewerbe) rundballenpresse (lohn mr) bestandsbuch usw.
außen links hinten stehen ablagekörbe für den pfalnzenschutz, psmcoqutails usw. wichtig für meinen mann, die muß er wiederfinden.
davor steht das telefon und ein briefständer für versammlungs-einladungen
über allem ist ein aufbau mit offenem fach und 2 türen hinter denen sich jede menge wichtiger kleinkram befindet, irgendwo müssen locher, stifte, tacker und so ja auch ihren platz haben.

schreibtisch nr 2 ist 60x 105 cm groß und beherbergt den pc und das fax, sowie ablage für cd-roms, zettelblock, lautsprecher und einen stiftständer. die tastatur und maus verschwinden in auszügen. tower, scanner und drucker verschwinden schon unter dem tisch in rollcontainern.

da ist gerade mal platz, einen schreibvorlage hinzulegen, ein ordner wird schon knapp. ich habe aber meisten 3 mappen gleichzeitig offen...

es geht ja auch so, aber manchmal wünsche ich mir einfach etwas mehr platz, damit man eben auch mal 2 offene ordner hinlegen kann.
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moneypenny

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Re:Büromanagment
« Antwort #9 am: 27.02.03, 08:38 »
Ja, Martina, das verstehe ich sehr gut!
Und du bist ja eigentlich schon gut sortiert.

Aber versuche es mal mit den Rollkontainern. Oder stapel die Postkörbchen wenn nötig bis zur Decke und beschrifte sie. Vielleicht bekommst du dann mehr Platz.

Offline Anita2

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Re:Büromanagment
« Antwort #10 am: 02.03.03, 19:04 »
Ich habe bis vor 4 Wochen auch mit Ablagekörbchen gearbeitet, bin jetzt aber auf einen Rollcontainer umgestiegen. Die Hängemappen habe ich nach meinem persönlichen Bedarf beschriftet: z.B. Betriebliche Rechnungen, private Rechnungen, Belege, Ablage betriebl. und privat, Termine, erledigen, sehr dringend usw., dahinein wird jeden Tag die Post sortiert und seitdem ist mein Schreibtisch leer und ich brauch auch keine Einladungen, Rechnungen oder Lieferscheine mehr suchen. Zum Ablegen der wichtigen Schriftstücke verwende ich Ordner oder Hängemappen in einem speziellen Schrank,im Rollcontainer findet praktisch nur die Vorsortierung statt. Wenn ich nicht weiß,ob ich etwas wegwerfen soll, kommt es vorher noch in einen speziellen Korb neben meinem Schreibtisch, der wird ca. alle 4 Wochen durchgesehen, habe ich die Schriftstücke bis dahin nicht gebraucht, kann man sie evtl. wegwerfen. Manches erledigt sich auch durch Liegenlassen. Frohes Schaffen, Anita

Offline regi

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Re:Büromanagment
« Antwort #11 am: 02.03.03, 19:43 »
Als Schreibtisch hatte ich lange einen wunderschönen, alten Sekretär mit vielen kleinen Schubladen. Schweren Herzens habe ich ihn wieder meinen Eltern zurück gegeben und mir einen richtigen, neuen Schreibtisch gekauft, mit zwei Schubladeblöcken - das hat sehr viel gebracht! Die sind geräumig und übersichtlich, auch für die vielen kleinen Dinge, weil ich viel Zubehör zum Einrichten der Schubladen gekauft habe.

Auf der Ablage habe ich drei Körbchen für Verbandsarbeit und Politik - das geht recht gut. Vielleicht wären Hängeregister noch besser, aber damit habe ich keine Erfahrung.
Und was ganz praktisch ist: ab und zu werden diese Körchen geleert - und wie bereits Anita erwähnt hat, erledigt sich manches von selbst!

Ich arbeite mit Ordnern und komme ganz gut klar damit, habe auch dafür einen Schrank in Reichweite, das ist unabdingbar.

Nebendran ist Fredis Schreibtisch, mit PC und allem Betrieblichen.

Unser Büro ist wirklich klein: zwei Schreibtisch, dahinter Schränke mit Ordnern und fertig. Aber Hauptsache, wir finden das meiste!

Tschüss zäme
regi

Offline landfrau2002

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Re:Büromanagment
« Antwort #12 am: 02.03.03, 23:04 »
Also, dazu muß ich auch mal etwas sagen:
Mein Büro ist auch nicht gerade groß: ca. 2,50 m x 5,50 m, ein langer Schlauch mit 3 Türen. Da habe ich zwei Schreibtische, einen ganz alten, aber schön großen. Auf dem stehen 3 Ablagekörbe übereinander, oben: unwichtige Sachen, die aber (noch) nicht weggeworfen werden sollen, mittlerer: unbezahlte Rechnungen, unterer: bezahlte Rechnungen. Daneben einen großen Rollschrank mit vielen Aktenordnern. habe die letzten 3 jahre im Büro, der Rest ist auf dem Dachboden, wird alle paar Jahre "entrümpelt." kenne auch nur die 10j. Aufbewahrungsfrist. Dann ist im Büro noch ein PC-Schjreibtisch, ist voll mit PC, Scanner, Ablagen. Drucker auf dem Bord darüber. Wichtig ist öftere Ablage, damit die Sachen nicht so lange herumliegen. habe anfang des jahres gerade etliche ordner neu angelegt, Diese Mappenwirtschaft nervt! Wenn die Ordner gut beschriftet sind, ist doch alles gar nicht so schlimm. Z.Zt. mache ich gerade eine Eink.st. erklärung, da liegt der Schreibtisch natürlich voll, sonst versuche ich immer,. alle paar Tage übersicht zuschaffen. Die FW Sachen meines Mannes (Wehrführer) sind in einem extra Schrank untergebracht, die privaten Sachen wie z.B. Schule, FeWo, im Schreibtisch.
Wir hatten vor ein paar jahren im Ehem.verein einen Vortrag - Büroorganisation - war gar nicht schlecht, aber etwas übertrieben, mit gen auen Bürozeiten, etc. Wie soll man das bei 3 Kindern machen?
LG Maren
Lieben Gruß von der Nordsee - Maren

Offline reserl

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Re:Büromanagment
« Antwort #13 am: 17.06.03, 16:42 »
Obwohl ich einen kaufmännischen Beruf gelernt habe, ist mein Büromanagement äußerst zweifelhaft.  8)

Wenn ich einmal einen Kurs in "Landwirtschaftlicher Büroorganisation" belegen könnte, wäre ich vielleicht richtig motiviert, das zu Hause auch umzusetzen.

Lang verschollene Kontoauszüge hab ich gestern gefunden.  :-X ;)

Für die Buchführung hatte ich mir aus dem Onlinebankingprogramm schon Kopien für die fehlenden Auszüge ausgedruckt.

ABer: Das Haus verliert nichts. GottseiDank.  ::)
Ist nur eine Frage der Zeit, bis das Gesuchte auftaucht. 8)
lieben Gruß
Reserl



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Offline Mirjam

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Re:Büromanagment
« Antwort #14 am: 17.06.03, 17:43 »

Hallo Reserl,

in Grainau müßte nun Anfang Juli (toller Zeitpunkt..) ein Kurs "Büroorganisation für Bäuerinnen" stattfinden.

Wenn ich meine Daten und Tipps & Tricks die ich gesammelt und mühsam gezwungenermaßen gelernt habe beisammen habe, stell ichs mal rein  8).

Liebe Grüsse

Mirjam
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