Thema: Rechnungen per E-mail

[paulette34]

das mit der email und rechnung ist überhaupt kein probklem auch nicht fürs finanzamt =)

[gina67]

Hallo
ich schubs das Thema mal wieder an.
Ich bekomme fast alle Rechnungen per Email und sende die dann weiter an Datev-Unternehmen-Online. Von dort aus mache ich die Überweisungen. Reicht es aus wenn die Rechnungen im Online-Programm hinterlegt sind oder müssen die Emails irgendwo gespeichert werden?
Wie macht ihr das?

LG Gina

[Mathilde]

Hallo,

wir machen das mittlerweile genauso. In Datev ziehen und von dort überweisen.
Mittlerweile soll man ja fast überall für Papierrechnungen bezahlen 

LG Mathilde

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Hallo Mathilde,
das mache ich auch so, aber speicherst du die Mails noch extra irgendwo?

[martina]

Eigentlich hieß es immer, man müsse die Mails, die die Rechnung im Anhang enthalten, auch abspeichern. Das Finanzamt wolle wissen, ob die Rechnung per Mail gekommen ist oder gescannt wurde. 

Dazu könnte man sich halt einen Ordner anlegen: Eingangsmails mit Rechnungen und da dann jährliche Unterordner.  Habe ich bislang aber auch nicht gemacht, ich speichere die Rechnungen an sich aber auch noch mal auf meiner Festplatte ab und nicht nur im Onlinebuchführungsprogramm. So kann ich in meiner Ablage alle Rechnungen mit Schlagwörtern versehen für eine spezielle Maschine in einen Ordner packen. Oder alle Telefonrechnungen usw. ...

Teilweise finde ich sie auf meiner eigenen Festplatte schneller, weil ich für das Buchführungsprogramm immer 2 Passwörter brauche und eines davon erst generieren muss. Und wenn die Männer sagen, "Guck mal, wann die Bremsen vom Schlepper x gemacht wurden..." schau ich halt im entsprechenden Ordner nach. Oder "wo hatten wir noch gleich die neuen Grubberschare gekauft?" Dann gib ich in die Rechnersuche mein Schlagwort ein und der Rechner findet das dann.

[martina]

Bei Adnova (Landdata) habe ich in den Hilfstexten (als ich was ganz anderes suchte) folgende Info gefunden.

Das wichtige habe ich fett markiert.

E-Mail oder Anhang archivieren?

Wenn Sie per E-Mail erhaltene Rechnungen in ADNOVA+ archivieren möchten, ist grundsätzlich zu unterscheiden, ob die Rechnung als Anhang an die E-Mail angehängt wurde oder ob die E-Mail selbst die Rechnung darstellt. Im ersten Fall müssen Sie nur den Anhang archivieren, nicht aber die E-Mail selbst. Sie ist mit dem Briefumschlag vergleichbar, in dem Sie Papierpost erhalten und den Sie umgehend im Papierkorb entsorgen. In der Regel handelt es sich bei den Anhängen um PDF-Dateien, die als solche direkt in ADNOVA+ archiviert werden können.

Stellt die E-Mail selbst die Rechnung dar, erkennen Sie dies daran, dass alle Vorgaben für Papierrechnungen auch in der E-Mail erfüllt sind. Z. B. muss neben dem Rechnungsbetrag auch das Rechnungsdatum, der Rechnungsteller, die USt-Identifikationsnummer usw. aufgeführt sein. Diese Rechnungen sind in der Regel im E-Mail-Format HTML, MSG.
 

 

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Danke Martina, da lässt sich was mit anfangen