Autor Thema: Das digitale Büro  (Gelesen 12106 mal)

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Offline gina67Topic starter

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Das digitale Büro
« am: 29.12.19, 11:01 »
Hallo
ich hatte ein Gespräch mit der Mitarbeiterin meines Steuerberaters und habe mal nachgefragt, ob die in Zukunft alles digital machen wollen. Sie wollen/können/dürfen nicht verlangen, dass alle Klienten auf digital umstellen, aber es ist eine Erleichterung für das Steuerbüro und man selber behält immer alle Belege zu Hause.
Wenn ich das richtig verstanden habe, installiere ich mir ein Programm auf dem PC, scanne alle Belege ein, die werden in dem Programm gespeichert und zum Steuerbüro geschickt. Der Steuerberater bekommt die Erlaubnis sich die Kontoauszüge direkt digital bei der Bank zu ziehen. Und kann nun buchen, wie es bei denen passt und sind nicht darauf angewiesen, dass ich den Ordner bringe.

Wer von euch macht das schon so?
Brauche ich dafür einen bestimmten Scanner?
Wie legt ihr dann die Belege ab? Nach wie vor im Ordner oder wie mir jemand gesagt hat "Schuhkarton reicht auch"?
Druckt ihr die Belege, die schon digital kommen noch mal wieder aus für eure Papierablage?

Über eine rege Diskussion würde ich mich freuen.

LG Gina


Offline Tina

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #1 am: 29.12.19, 11:37 »
Gina,
wir machen das schon seit etwas über einem Jahr. Wir, d.h. unser Sohn arbeitet mit ADNOVA. Den Scanner ( ich glaube gut 300 €  ???) hat er in Absprache mit der Buchstelle gekauft. Da kannst du die Belege vorm einscannen sagen, wo sie auf dem Rechner abgelegt werden sollen. Beim öffnen von Adnova werden die dann automatisch erfasst. Um in das Programm rein zukommen, haben wir ein Passwort und dann wird noch ein weiteres Passwort abgefragt, was sich immer wieder ändert. Dafür haben wir eine Karte bekommen.
Dann werden die Belege bearbeitet, also Werkstatt, Schlepper, Stall Tierarzt, das kann man sich einrichten. Die Kontoauszüge werden von der Bank übermittelt. Die eingescannten Belege kommen in einen Schuhkarton, Jahreszahl drauf und gut ist es.
Viele Rechnungen kommen schon digital und die werden nicht ausgedruckt. Werden auch nach ADNOVA verschoben, da liegen sie dann in einer Cloud, die in Deutschland ist.
Und wenn jetzt jemand sagt, die kann gehackt werden, es kann auch bei einem eingebrochen werden und die Belege stehlen.
Es ist erst mal viel Arbeit, sich einzuarbeiten, aber es vereinfacht auch vieles. Die Belege kannst du jederzeit einsehen. Es gibt auch eine Suchfunktion.
Vielleicht hat das dir weitergeholfen.
LG
Tina

Offline gina67Topic starter

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #2 am: 29.12.19, 11:56 »
Danke Tina.

Offline Mathilde

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #3 am: 29.12.19, 12:21 »
Hallo,

hier gibt es schon einige die das machen. Wir oder besser unser Steuerbüro verwendet Datev Unternehmen online.
Wir machen das jetzt seit 2017 und bis auf ein paar Kleinigkeiten möchte ich es nicht mehr missen. Nachdem ich unsere Schwiegertochter darauf „angesetzt“ habe, ist unsere Buchhaltung was unsere Seite betrifft immer auf dem aktuellen Stand.
Sie und mich nerven allerdings diese schlechten Internetverbindungen.
Mich freut es, daß dieses Belege suchen weggefallen ist und wir nun auf das Steuerbüro bzw. diejenige die bucht etwas Druck ausüben können.

Die erste Steuerprüfung mit Datev-Buchhaltung wird dann in 2-3 Jahren sein. Wir sind ein anschlußgeprüfter Betrieb.
Gut finde ich auch daß man die digitalen Rechnungen problemlos quasi im Original bspeichert.

LG Mathilde
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Marie von Ebner-Eschenbach

Offline freilandrose

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #4 am: 29.12.19, 12:48 »
Vom digitalen Büro bin ich noch weit entfernt. Einfacher wäre das sicher schon.
Aber ich mags nach wie vor in Papierform.
Alleine schon deswegen wenn die Nährstoffbilanz nach dem Jahreswechsel anfällt und ich die Ordner meinem Mann vorlege und
er SEIN Büro auf dem Esstisch erledigt.
Was ist, wenn der PC mal seinen Geist aufgibt und ich  die Sicherung nicht rechtzeitig gemacht habe.
Digital ist nicht alles Gold was glänzt.
Liebe Grüsse
Freilandrose

Offline Tina

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #5 am: 29.12.19, 13:24 »
Freilandrose,
bei uns wird täglich eine automatische Sicherung des PCs durchgeführt und die Daten auf einer externen Festplatte gespeichert. Das funktioniert gut, wir waren in diesem Jahr schon froh, das wir das haben. Es geht da ja nicht nur wegen Belege, da ist ja auch der ganze Schriftverkehr, Bankenprogramm etc. drauf.
LG
Tina
LG
Tina

Offline cara

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #6 am: 29.12.19, 19:09 »
Tina,
wenn es bei euch durch das Programm eh in der Cloud landet, wäre ein nicht ganz so regelmäßige Sicherung doch nicht ganz so arg schlimm, oder?
LiGrüss cara

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Offline Tina

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #7 am: 29.12.19, 19:33 »
Das ist schon richtig, aber wir haben ja auch noch andere Daten auf dem Rechner!
LG
Tina

Offline MeLissa

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #8 am: 29.12.19, 21:54 »
Hallo in die Runde,

ich finde dieses Thema sehr spannend. V.a. weil mir unser aktuell angewandtes "System" nicht gefällt.
Leider kann ich meinen Mann bisher nicht motivieren es anders zu machen...
D.h. es müsste irgendwie schnell und einfach funktionieren und man müsste tatsächlich Vorteile haben.

Aber eine digitale Ablage zu haben, inkl. Suchfunktion, das wäre super.

Das ganze macht aber wohl nur Sinn, wenn der Steuerberater da mitzieht? Unserer ist noch eher "vom alten Schlag", der will immer die Originale in Papier!

@ Tina: ADNOVA - so heißt die Software? Wie einfach ist die Bedienung zu erlernen? Wie deren Support? Welche Erfahrungen habt ihr damit gemacht?
Was kann diese Software wirklich?

Wer verwendet andere Programme?

LG,
Melissa

Offline Mastreh

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #9 am: 29.12.19, 23:07 »
Damit das Steuerbüro online Zugriff auf die Kontoauszüge bekommt, müsst ihr da Gebühren an die Bank abführen?

Offline Mathilde

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #10 am: 30.12.19, 07:00 »
Hallo,

die Buchhaltung alleine ist ja noch lange kein digitales Büro.
Dann müsste nämlich alles elektronisch erfasst werden und in digitalen Ordnern abgelegt.
Von A wie Aufträge bis Z wie Zuckerrübenabrechnung. Dahindämmre wir noch weit davon entfernt.
Selbst bei Kontrollen bevorzuge ich die Papierform.
Wenn wir alles elektronisch Erfassen dann ist die totale Überwachung möglich.
Schon heute hat das Finanzamt spezielle Programme die selbsttätig prüfen und relevante Sachen auswerfen.

LG Mathilde
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Marie von Ebner-Eschenbach

Offline martina

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #11 am: 30.12.19, 08:37 »
Eine ähnliche Frage hab ich unter "Buchführung und die Programme dazu" gestellt, weil unser Steuerbüro ja auch auf digitale Daten umsteigen will. Ein Einführungsseminar bei Adnova hab ich auch schon besucht.

Damit das Steuerbüro online Zugriff auf die Kontoauszüge bekommt, müsst ihr da Gebühren an die Bank abführen?
Das nennt sich bei unserem Steuerbüro Datendrehscheibe und kostet bei unserer Bank 1,50 € Gebühr pro Konto. Das ist es mir wert.

Aber wie Mathilde sagt, digitales Büro umfasst mehr als nur die digitale Buchführung. Dazu werde ich im Februar wohl noch einen Vortrag im AK-Büromanagerinnen hören. Termin steht noch nicht.

Im Moment schau ich immer mal wieder nach einem Scanner, aber richtig weiter bin ich auch noch nicht gekommen.

Offline Tina

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #12 am: 30.12.19, 09:21 »
Adnova ist die Software und wir haben da in unserm Steuerberatungsbüro jemanden sitzen, der und eingearbeitet hat und bei Fragen zur Verfügung Steht.
LG
Tina

Offline SuHe

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #13 am: 30.12.19, 12:45 »
Hallo,
Adnova gehört zur LAND-DATA.
Auf deren Seite erfährt man evtl. mehr.
Gruß
SuHe

Offline martina

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Re: Das digitale Büro
« Antwort #14 am: 30.12.19, 12:50 »
Nutzt aber nix, wenn das Steuerbüro nicht damit arbeitet.