Bäuerinnentreff
Organisation ist alles => Büro, Büro => Thema gestartet von: Mathilde am 19.08.15, 09:18
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Hallo,
heute habe ich die zweite Anfrage von Geschäftspartnern mir die Rechnungen in Zukunft per E-mail zukommen zu lassen. Wer macht das schon und wie sind die Erfahrungen.
Das ist wohl die Auswirkung des Poststreiks. Mir würde das Verfahren eigentlich gefallen weil ich dann nicht mehr soviel Papier im Büro hätte. Allerdings weiss ich noch nicht wie sich das Finanzamt dazu stellt wenn man die Belege selbst ausdruckt.
Die Kontoauszüge aus dem Bankprogramm werden ja auch nicht von jedem Finanzamt anerkannt.
LG Mathilde
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Hallo Mathilde,
also wenn ich eine Rechnung (viele Internethändler handhaben das ja nur per E-Mail) ausdrucke, erkenne ich
keinen Unterschied zu einer "Original"-Rechnung. Wenn alles ordnungsgemäß draufsteht, dürfte das doch
kein Problem sein.
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Hallo ich find das im Prinzip schon o.k. und es wird immer mehr.
Wir müssen z.B. jede MR Rechnung selber ausdrucken, Bankauszüge auch im vermehrten Maße.
Das bayerische lw. Wochenblatt hat uns die Aborechnung per email geschickt. Blöderweise ist diee im spam gelandet und promt kam dann die Mahnung naja.
Ich sehe das so, dass man in Zukunft noch mehr Büroorganisation betreiben muss und vor allem einen Drucker braucht, der die Tinte nicht nur noch frisst (ich liebäugle ja mit einem Laser..........).
Den ich glaub auch, dass man um das selberausdrucken nicht herumkommt..........
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Hallo Mathilde,
ich habe hier im Juni oder so ein Rundschreiben unserer Steuerberatungsgesellschaft liegen, wo auch zu diesem Thema was gesagt wird.
Natürlich find ich das grad nicht. Jedenfalls gelten dann auch in jedem Fall die 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für die Unterlagen. Also Datensicherung, Datensicherung und noch mal Datensicherung, denn wie schnell hängt so ein Rechner doch wieder.
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Wenn Du die Rechnungen die Du per Email erhälst mit Zertifikat für 10 Jahre archivieren kannst,
dann ist das System super.
Wir können das nicht und bei uns muss jede Rechnung in Papierform eintrudeln.
Frag mal bei Deinem Finanzamt was die Steuerrechtlich akzeptieren. ;)
Erkennt man an dem selbst erstellten Ausdruck keinen Unterschied zum Original so ist das kein Problem.
Bei Rechnungen von der Telekom ist das nicht der Fall und die akzeptieren wir nur in Papierform. 8)
Wir haben übrigens jeden Geschäftspartner geschrieben, dass wir nicht bereit sind für Rechnungen in Papierform
etwas zu bezahlen.
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Hallo
ich bekomme schon einige Rechnungen nur per Mail, z.B. die Telefonrechnungen fürs Handy. Die druck ich aus und lege sie ganz normal im Ordner ab. Das ist kein Unterschied zur "normalen" zugeschickten Rechnung. Ich konnte mich damals entscheiden, ob ich die selber ausdrucken will oder jedesmal das Porto auf die Rechnung drauf bekomme. Selber ausdrucken ist billiger, denke ich mal.
LG Gina
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Bei uns kommen die Telefonrechnungen und vom MR per Email.
Teilweise auch bei Bestellungen im Internet gibt es ne elektr. Rechnung.
Ich meine, man muß die Email mit der Rechnungsanlage archivieren, bin ich mir nicht ganz sicher, ich hab da jedenfalls einen Ordner für.
Von der Telefonrechnung drucke ich die erste Seite aus und tu die in den Belegordner.
Wir haben bei der Telekom zwei Festanschlüsse, davon eine analog im Stall, und drei Handyverträge, deshalb die vielen Rechnungen.
Davon mal ab, mit dem Papier wird es trotz der Elektronik immer mehr, kotzt mich an. Und was alles aufgehoben werden muss >:( >:( >:(
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unsere Einkaufsgemeinschaft verschickt die Rechnungen schon seit Jahren per Email als Anhang im PDF-Format.
In den Anfangsjahren gabs da Probleme mit dem Finanzamt, heißt die EG wurde verpflichtet die Rechnungen in Papierform zuverschicken. Dann wurde Anfang des darauffolgenden Jahres einem der gesamte Stapel mit einer Postsendung zugeschickt, mit der Bitte diese gegen die Kopien in der eigenen Buchhaltung auszutauschen (in den als PDF-Dokument verschickten stand Kopie drauf). Mittlerweile akzeptiert das Finanzamt die per Email verschickten als Orginal. Von Telekom und diversen Online-shops erhalten wir die Rechnungen ebenfalls mit Email.
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Wie gesagt, bei den selbstausgedruckten Rechnungen, die man per Email bekommt, muss man die archivieren können, zusätzlich zum Papierausdruck.
Ich denke, die Finanzämter denken da auch um, der Trend geht nun einmal zum papierlosen Büro und die Umsatzsteuervoranmeldungen uws. akzeptiert das Finanzamt selber ja auch nur noch auf elektronischem Weg.
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Unser Steuerberater hat noch nie reklamiert, dass Rechnung ausgedruckt in der Buchhaltung waren.
Hallo,
es geht auch nicht um den Steuerberater sondern um das Finanzamt und das sieht bei uns die mail als Originalrechnung und deshalb gilt was Martina geschrieben hat. Die Firma mit den Rechnungen hat das mit unserem FA so geklärt. 60% der Rechnungen von denen gehen mittlerweile per mail
Man kann ja mit dem Steuerberater auch Datev online machen da muss man auch die Belege dazu haben
LG Mathilde
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Hallo,
wie bitte, will Finanzamt unterscheiden ob Du die Rechnung die Du per Mail bekommen hast selber ausgedruckt hast oder nicht?
Wir müssen z.B. jede MR Rechnung selber ausdrucken, Bankauszüge auch im vermehrten Maße.
allerdings zu dem was Fanni hier postet muss ich sagen, dass das Finanzamt Bankauszüge die man selber ausdruckt nicht annimmt. Man könnte die PDF ja verändert haben. :-[ Da hab ich mal deutlich nachgefragt. Zumindest für Geschäftskonten.
Für private Konten kann man diese gerne zu Hause ausdrucken.
Geschäftskonten bedürfen der normalen Kontoauszüge.
Vielleicht wird sich das noch mal ändern? Momentan jedenfalls wird das nicht geduldet.
Was ich damit sagen will:
Irgendwie muss ich mich entscheiden als Betriebsbüro! Solange die Rechnungen noch nicht einheitlich als Datei an das Finanzamt gehen können macht es wenig Sinn diese als Datei zu speichern. Sprich die Originale, egal ob sie auf Postweg, per Fax oder per Mail gekommen sind; oder ob sie der Händler an der Haustüre abgegeben hat, müssen ausgedruckt in einem Ordner sein. So eine Hybridlösung wird es nicht geben und ist auch unsinnig. Da würde man ja nur durcheinander kommen wo was zu finden ist.
Sollte einmal alles digital verlangt werden, wird man wohl die paar "fliegenden" Rechnungen selber digitalisieren müssen! Sprich, einscannen oder eben aus der Mail heraus in richtigen Ordner speichern.
Eben genau anders herum wie momentan: Wo man die digitalen Rechnungen ausdruckt und abheftet.
Ich vermute jedoch, dass, bis es so weit ist, dies noch sehr lange dauert. Die Mühlen mahlen ziemlich langsam!
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Hallo,
Hab das Zauberwort gefunden:
Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das
Steuervereinfachungsgesetz 2011
http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2012-07-02-Vereinfachung-der-elektronischen-Rechnungsstellung.pdf?__blob=publicationFile&
Demnach ist die elektronische Rechnung zulässig und kann wie eine Papierrechnung
verwendet werden.
LG
Petra2
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Hallo Petra,
das bezweifle ich ja auch gar nicht dass das so anerkannt wird aber die Originalrechnung ist und bleibt dann eben die mail
LG Mathilde
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Wir wurden vom Steuerbüro informiert, dass speichern am PC nicht ausreichend ist. Deshalb müssen REchnungen archiviert werden, wozu es ein eigenes Programm braucht. Genaueres erfahre ich aber auch erst, wenn der Steuerberaten das nächste mal kommt...
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Da kenne ich aber anders.
Man muß die Originalnachricht achivieren. Sprich die Mail mit der die Rechnung gekommen ist.
So die Aussage unserer Softwarefirma und auch des Wirtschaftsprüfers.
Da sagt wohl wieder mal jeder was anderes ??? und zum Schluss gilt das Wort des FA-Prüfers. :-X
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das mit der email und rechnung ist überhaupt kein probklem auch nicht fürs finanzamt =)
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Hallo
ich schubs das Thema mal wieder an.
Ich bekomme fast alle Rechnungen per Email und sende die dann weiter an Datev-Unternehmen-Online. Von dort aus mache ich die Überweisungen. Reicht es aus wenn die Rechnungen im Online-Programm hinterlegt sind oder müssen die Emails irgendwo gespeichert werden?
Wie macht ihr das?
LG Gina
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Hallo,
wir machen das mittlerweile genauso. In Datev ziehen und von dort überweisen.
Mittlerweile soll man ja fast überall für Papierrechnungen bezahlen :-X
LG Mathilde
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Hallo Mathilde,
das mache ich auch so, aber speicherst du die Mails noch extra irgendwo?
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Eigentlich hieß es immer, man müsse die Mails, die die Rechnung im Anhang enthalten, auch abspeichern. Das Finanzamt wolle wissen, ob die Rechnung per Mail gekommen ist oder gescannt wurde.
Dazu könnte man sich halt einen Ordner anlegen: Eingangsmails mit Rechnungen und da dann jährliche Unterordner. Habe ich bislang aber auch nicht gemacht, ich speichere die Rechnungen an sich aber auch noch mal auf meiner Festplatte ab und nicht nur im Onlinebuchführungsprogramm. So kann ich in meiner Ablage alle Rechnungen mit Schlagwörtern versehen für eine spezielle Maschine in einen Ordner packen. Oder alle Telefonrechnungen usw. ...
Teilweise finde ich sie auf meiner eigenen Festplatte schneller, weil ich für das Buchführungsprogramm immer 2 Passwörter brauche und eines davon erst generieren muss. Und wenn die Männer sagen, "Guck mal, wann die Bremsen vom Schlepper x gemacht wurden..." schau ich halt im entsprechenden Ordner nach. Oder "wo hatten wir noch gleich die neuen Grubberschare gekauft?" Dann gib ich in die Rechnersuche mein Schlagwort ein und der Rechner findet das dann.
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Bei Adnova (Landdata) habe ich in den Hilfstexten (als ich was ganz anderes suchte) folgende Info gefunden.
Das wichtige habe ich fett markiert.
E-Mail oder Anhang archivieren?
Wenn Sie per E-Mail erhaltene Rechnungen in ADNOVA+ archivieren möchten, ist grundsätzlich zu unterscheiden, ob die Rechnung als Anhang an die E-Mail angehängt wurde oder ob die E-Mail selbst die Rechnung darstellt. Im ersten Fall müssen Sie nur den Anhang archivieren, nicht aber die E-Mail selbst. Sie ist mit dem Briefumschlag vergleichbar, in dem Sie Papierpost erhalten und den Sie umgehend im Papierkorb entsorgen. In der Regel handelt es sich bei den Anhängen um PDF-Dateien, die als solche direkt in ADNOVA+ archiviert werden können.
Stellt die E-Mail selbst die Rechnung dar, erkennen Sie dies daran, dass alle Vorgaben für Papierrechnungen auch in der E-Mail erfüllt sind. Z. B. muss neben dem Rechnungsbetrag auch das Rechnungsdatum, der Rechnungsteller, die USt-Identifikationsnummer usw. aufgeführt sein. Diese Rechnungen sind in der Regel im E-Mail-Format HTML, MSG.
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Danke Martina, da lässt sich was mit anfangen