Lulu, für den Anfang könntest Du Dir doch den Windows Explorer sortiert einrichten und einen digitalen Aktenplan erstellen?
Ich hab zB. den Überordner "LKW", der hat dann Unterordner und da kommt alles sortiert rein, was irgenwie mit dem LKW zu tun hat. Die wichtigsten Ordner, die ich brauche, sind dann nummeriert, dann stehen sie immer oben.
- GMP
- Einführung in den Standart
- Arbeitsanweisungen
- Verfahrensanweisungen
- Formulare und Checklisten
- Interne Kontrolle
- Genehmigungen und Förderungen
- EU-Lizenz
- Berufskraftfahrerqualifikation
- DeMinimis
- Versicherungen
- Transporthaftpflicht
- KFZ- Haftpflicht
- Verkehrsrechtschutz
- Abrechnungen nach Jahren
Für den landw. Betrieb hab ich z.B. einen Ordner "Maschinen" da hat dann jede Maschine einen eigenen Unterordner und da kommt alles rein, was mit dieser Maschine zu tun hat. Kaufverträge, Reparaturen, spezielle Versicherungen (da reicht oft eine Verknüpfung aus dem eigentlichen Versicherungsordner...)
Jede Datei bekommt bei mir einen eigenen Namen mit Schlagwort und ganz wichtig, vorne als erstes steht immer das Erstellungsdatum.
Der Schlepper mit dem Kennzeichen GAN-XY_123 hat im September 2018 eine Reparatur der Klimaanlage gehabt. Die Reparaturrechnung sieht dann so aus: 2018-09-30_Firmenname_Rechnungsnummer_Reparatur_Klimaanlage
Abgelegt wird diese Rechnung nicht nur in der Buchführung, sondern im Ordner Maschinen - GAN-YX-123
Jetzt geht die Klimaanlage im Sommer 2020 wieder kaputt. Warte, die haben wir doch erst gemacht, wann war das noch?
Da brauch ich nur im Ordner der Maschine gucken, oder aber ich nehme die Suchfunktion des Rechners und suche nach dem Schlagwort.