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Das digitale Büro

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gina67:
Hallo
ich hatte ein Gespräch mit der Mitarbeiterin meines Steuerberaters und habe mal nachgefragt, ob die in Zukunft alles digital machen wollen. Sie wollen/können/dürfen nicht verlangen, dass alle Klienten auf digital umstellen, aber es ist eine Erleichterung für das Steuerbüro und man selber behält immer alle Belege zu Hause.
Wenn ich das richtig verstanden habe, installiere ich mir ein Programm auf dem PC, scanne alle Belege ein, die werden in dem Programm gespeichert und zum Steuerbüro geschickt. Der Steuerberater bekommt die Erlaubnis sich die Kontoauszüge direkt digital bei der Bank zu ziehen. Und kann nun buchen, wie es bei denen passt und sind nicht darauf angewiesen, dass ich den Ordner bringe.

Wer von euch macht das schon so?
Brauche ich dafür einen bestimmten Scanner?
Wie legt ihr dann die Belege ab? Nach wie vor im Ordner oder wie mir jemand gesagt hat "Schuhkarton reicht auch"?
Druckt ihr die Belege, die schon digital kommen noch mal wieder aus für eure Papierablage?

Über eine rege Diskussion würde ich mich freuen.

LG Gina

Tina:
Gina,
wir machen das schon seit etwas über einem Jahr. Wir, d.h. unser Sohn arbeitet mit ADNOVA. Den Scanner ( ich glaube gut 300 €  ???) hat er in Absprache mit der Buchstelle gekauft. Da kannst du die Belege vorm einscannen sagen, wo sie auf dem Rechner abgelegt werden sollen. Beim öffnen von Adnova werden die dann automatisch erfasst. Um in das Programm rein zukommen, haben wir ein Passwort und dann wird noch ein weiteres Passwort abgefragt, was sich immer wieder ändert. Dafür haben wir eine Karte bekommen.
Dann werden die Belege bearbeitet, also Werkstatt, Schlepper, Stall Tierarzt, das kann man sich einrichten. Die Kontoauszüge werden von der Bank übermittelt. Die eingescannten Belege kommen in einen Schuhkarton, Jahreszahl drauf und gut ist es.
Viele Rechnungen kommen schon digital und die werden nicht ausgedruckt. Werden auch nach ADNOVA verschoben, da liegen sie dann in einer Cloud, die in Deutschland ist.
Und wenn jetzt jemand sagt, die kann gehackt werden, es kann auch bei einem eingebrochen werden und die Belege stehlen.
Es ist erst mal viel Arbeit, sich einzuarbeiten, aber es vereinfacht auch vieles. Die Belege kannst du jederzeit einsehen. Es gibt auch eine Suchfunktion.
Vielleicht hat das dir weitergeholfen.

gina67:
Danke Tina.

Mathilde:
Hallo,

hier gibt es schon einige die das machen. Wir oder besser unser Steuerbüro verwendet Datev Unternehmen online.
Wir machen das jetzt seit 2017 und bis auf ein paar Kleinigkeiten möchte ich es nicht mehr missen. Nachdem ich unsere Schwiegertochter darauf „angesetzt“ habe, ist unsere Buchhaltung was unsere Seite betrifft immer auf dem aktuellen Stand.
Sie und mich nerven allerdings diese schlechten Internetverbindungen.
Mich freut es, daß dieses Belege suchen weggefallen ist und wir nun auf das Steuerbüro bzw. diejenige die bucht etwas Druck ausüben können.

Die erste Steuerprüfung mit Datev-Buchhaltung wird dann in 2-3 Jahren sein. Wir sind ein anschlußgeprüfter Betrieb.
Gut finde ich auch daß man die digitalen Rechnungen problemlos quasi im Original bspeichert.

LG Mathilde

freilandrose:
Vom digitalen Büro bin ich noch weit entfernt. Einfacher wäre das sicher schon.
Aber ich mags nach wie vor in Papierform.
Alleine schon deswegen wenn die Nährstoffbilanz nach dem Jahreswechsel anfällt und ich die Ordner meinem Mann vorlege und
er SEIN Büro auf dem Esstisch erledigt.
Was ist, wenn der PC mal seinen Geist aufgibt und ich  die Sicherung nicht rechtzeitig gemacht habe.
Digital ist nicht alles Gold was glänzt.

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