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Büromanagement

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martina:
naja, ich habe ca 25 -30 leitz-ordner, die ich eigentlich immer brauche, oder zumdindest mehrmals im jahr schnell zur hand haben muß, die stehen im büro. dazu noch ca 20 schnellhefter für die laufenden sachen!

dazu kommen dann noch die archiv-ordner und die buchführung (2 dicke ordner pro wirtschaftsjahr), die stehen schon im oberen flur im mäusesicheren *grins* metallschrank.

diese aktenflut ist einfach wahnsinn. und die buchführungsunterlagen zb muß man ja auch 15 jahre aufheben! und ganz auf den dachboden kann man die bei uns nicht verbannen, weil das finanzamt immer mal wieder alte belege sehen möchte. wir haben den betrieb jetzt zb schon 8 jahre und hatten schon 2 mal steuerprüfungen!!!

dazu prüfungen vom afa für flächen- und tierprämien! diese speziellen archive müssen also immer griffbereit sein :(

ablagekörbe zum vorsortieren habe ich auch schon eingeführt, es klappt auch ganz gut, trotzdem sind meine 2 schreibtische einfach zu klein 8)

moneypenny:
Martina, wenn deine zwei Schreibtische immer noch zu klein sind, dann machst du irgendwas verkehrt!
Das wage ich jetzt einfach mal zu behaupten.
Klar, die ganze Ablage muss sein, Buchführung, trallala, griffbereit, das ist klar und das hast du bestimmt auch gut im Griff.
Wenn aber trotzdem deine Schreibtische noch vollgepackt sind, dann brauchst du ein "Zwischendepot" oder du hast zu viele unerledigte Dinge.

Da gäbe es dann aber noch andere Möglichkeiten zum Sortieren oder Ordnung schaffen.

Erika:
Martina, woher hast Du das mit der Aufbewahrungsfrist von 15 Jahren??? Vor kurzem habe ich noch mit dem Steuerberater gesprochen - alles was älter ist als 10 Jahre kann vernichtet werden.
Wir haben auf dem Dachboden einen großen Schrank, in dem wir diese alten Ordner aufbewahren. Griffbereit habe ich nur das laufende Jahr. Alles andere wäre mir zu unübersichtlich. Wir haben auch schon zwei Steuerprüfungen hinter uns, dafür muss ich die Unterlagen dann vom Dachboden holen.
Eine sehr gute platzsparende Ablagemöglichkeit wäre das System mit den Hängeheftern - oder Mappen. Dafür habe ich einen Rollcontainer (da passen 20 Mappen und mehr rein, je nach Größe)
Richtige Ordner besitzen wir nur wenige, die brauchen einfach zu viel Platz.
1-2 mal im Jahr ist bei mir richtiges Ausmisten angesagt.
In den Hängeheftern und in den wenigen Ordnern. Ich staune manchmal selber, was da an Altpapier zusammenkommt. Je kleiner das Büro gehalten wird, desto übersichtlicher ist es.
Diese stapelbaren Ablagekörbchen wären auch eine gute Möglichkeit. Doch ich sehe es immer wieder in unserem Versicherungsbüro, wie die Herren Körbchen um Körbchen anlegen weil ihnen immer noch das System fehlt   ;D

martina:
@ erika: unser steuerberater hat 15 jahre gesagt ???

@ moneypenny: schreibtisch 1 (70x1140 cm) hat rechts hinten ablagekorb feuerwehr, den ich selten anrühre, bin schließlich nicht deren sekretärin, aber brandmeister-ehefrau 8)
davor vorne rechts liegt mein ordner mit der lfd. buchführung.
hinten innen steht der eingangs- und ablagekorb, in dem alles gesammelt wird, bis ich es bearbeite, seit man mann kapiert hat, daß die post dahinein gehört, wenn er sie gelesen hat, finde ich wenigstens die rechnungen auch wieder.
hinten in der mitte liegen telefon und adreßbuch und notizblöcke in din a5.
hinten links innen liegt ein stapel dina4mappen, die ich immer brauche mit lohnabrechnung, lkw (gewerbe) rundballenpresse (lohn mr) bestandsbuch usw.
außen links hinten stehen ablagekörbe für den pfalnzenschutz, psmcoqutails usw. wichtig für meinen mann, die muß er wiederfinden.
davor steht das telefon und ein briefständer für versammlungs-einladungen
über allem ist ein aufbau mit offenem fach und 2 türen hinter denen sich jede menge wichtiger kleinkram befindet, irgendwo müssen locher, stifte, tacker und so ja auch ihren platz haben.

schreibtisch nr 2 ist 60x 105 cm groß und beherbergt den pc und das fax, sowie ablage für cd-roms, zettelblock, lautsprecher und einen stiftständer. die tastatur und maus verschwinden in auszügen. tower, scanner und drucker verschwinden schon unter dem tisch in rollcontainern.

da ist gerade mal platz, einen schreibvorlage hinzulegen, ein ordner wird schon knapp. ich habe aber meisten 3 mappen gleichzeitig offen...

es geht ja auch so, aber manchmal wünsche ich mir einfach etwas mehr platz, damit man eben auch mal 2 offene ordner hinlegen kann.

moneypenny:
Ja, Martina, das verstehe ich sehr gut!
Und du bist ja eigentlich schon gut sortiert.

Aber versuche es mal mit den Rollkontainern. Oder stapel die Postkörbchen wenn nötig bis zur Decke und beschrifte sie. Vielleicht bekommst du dann mehr Platz.

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